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以前公司的文印設備使用時間比較長了，打印、復印的效果不理想。同時設備又比較分散，維護和維修都很費時費力。而公司現在對于文檔及流程的電子化要求也越來越高，這就使我們對改善文檔管理流程，提出了新的要求。我們遇到的具體問題主要有以下：
設備多、印量大，管理困難
當時我們使用的文印設備有好幾個品牌，使用的時間都比較長了，加上文印量比較大，每月都要在兩萬張左右。這就導致我們的維修工作量很大，幾乎每個星期都需要維修或者加碳粉，浪費了大量的人力物力。
文印質量偏差
由于使用設備老舊，有時會使用二次耗材，所以打印、復印質量非常不好，存在掉粉、模糊、陰影等問題。因為業務需要，我們常常會打印一些工程圖紙之類的文件，對于圖像清晰度是有一定要求的，所以使用部門不太滿意。
各項文印成本居高不下
由于公司辦公電子化程度不高，導致很多文件進行紙張輸出，不僅影響工作效率，也導致文印成本難以控制。在維護方面，因為設備有老化現象，并且小打印機較多，印量達到一定程度時容易出現故障，需要自己進行維護。零配件及維修價格不菲，加上投入了大量的人力時間，導致維護成本偏高。在費用方面，僅就小打印機為例，各臺小打印機，每月需要加粉30次，每支80元，僅這項費用每月支出2400元。而打印機數量多、型號多、使用耗材及零配件多等問題，也使管理復雜，對打印成本、紙張成本、維護成本等很難全面地控制，隱性管理成本偏高。
電子化程度低，使用傳統辦公方式，傳真和掃描不便
公司很重視文印管理的現代化、辦公和內部流程的電子化。而過去文印設備分散、使用年限偏長的狀況，對于公司的電子化辦公帶來了一定的困難。 |
