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佛山市某五金電器制造有限公司
 解決方案：數碼辦公設備整體文印解決方案
業種：電子工業
佛山市某五金電器制造有限公司（以下簡稱公司），之前所用的文印設備使用年限較長，設備的穩定性和輸出質量都不理想。同時設備多、印量大、維修工作等管理難題，也是長期存在的問題。
以前公司的文印設備使用時間比較長了，打印、復印的效果不理想。同時設備又比較分散，維護和維修都很費時費力。而公司現在對于文檔及流程的電子化要求也越來越高，這就使我們對改善文檔管理流程，提出了新的要求。我們遇到的具體問題主要有以下：
設備多、印量大，管理困難
當時我們使用的文印設備有好幾個品牌，使用的時間都比較長了，加上文印量比較大，每月都要在兩萬張左右。這就導致我們的維修工作量很大，幾乎每個星期都需要維修或者加碳粉，浪費了大量的人力物力。
文印質量偏差
由于使用設備老舊，有時會使用二次耗材，所以打印、復印質量非常不好，存在掉粉、模糊、陰影等問題。因為業務需要，我們常常會打印一些工程圖紙之類的文件，對于圖像清晰度是有一定要求的，所以使用部門不太滿意。
各項文印成本居高不下
由于公司辦公電子化程度不高，導致很多文件進行紙張輸出，不僅影響工作效率，也導致文印成本難以控制。在維護方面，因為設備有老化現象，并且小打印機較多，印量達到一定程度時容易出現故障，需要自己進行維護。零配件及維修價格不菲，加上投入了大量的人力時間，導致維護成本偏高。在費用方面，僅就小打印機為例，各臺小打印機，每月需要加粉30次，每支80元，僅這項費用每月支出2400元。而打印機數量多、型號多、使用耗材及零配件多等問題，也使管理復雜，對打印成本、紙張成本、維護成本等很難全面地控制，隱性管理成本偏高。
電子化程度低，使用傳統辦公方式，傳真和掃描不便
公司很重視文印管理的現代化、辦公和內部流程的電子化。而過去文印設備分散、使用年限偏長的狀況，對于公司的電子化辦公帶來了一定的困難。
提案的解決方案
對于公司當時存在的文印方面存在的問題，我們采用灝逸辦公的整合方案：
整合多余設備提高文件輸出質量和穩定性
通過整合資源，以舊換新的方式，整合辦公設備，將多臺小型打印機及復印機進行更換，來達到提升文印質量、達到精細圖紙文件輸出；同時又能夠利用我司的設備做到高級掃描應用，改善文件流程等。
辦公設備電子化，改善文件處理流程
利用我們的設備的電子傳真系統來完美實現電子收發傳真，電子簽名和蓋章，多種格式文檔統一管理。
從前公司每天大約有50-60份傳真需要收發，以平均每份2-3頁計算，每天傳真產生的紙質文件就超過百頁。而現在這些傳真，都可以通過灝逸公司的設備來實現電子化傳真。在文檔電子化方面，我們可以通過灝逸公司的掃描進行電子備份存檔，大大節省了查找的時間。
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成本可控，增強辦公成本的管理
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通過灝逸公司的辦公設備，實現對每月印量、耗材、維護零配件的可控管理，還可以從后臺對各個部門的文印費用進行管理。
全包服務，降低辦公總成本
針對設備的維修和保養，我們還采用了灝逸的【TG】服務，（即：全包服務），使得我們在擁有高效、智能化打印機的同時，省去了設備維修、定期保養的人工花費，灝逸辦公會進行定期的設備維護和保養，定期提供一切耗材等零配件，我們只需按每月的打印或復印量支付費用，即可擁有低碳、健康、高效、智能的辦公環境。在引進灝逸的設備和解決方案之后，我們的文印成本下降了20%左右。
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在文印管理解決方案方面的專業性和廣泛性，一直是我們選擇灝逸公司的原因。在引進灝逸公司的設備和解決方案之后，原本的一些問題得到了很好的解決，提高了工作效率和辦公電子化程度。我們雙方的合作也很愉快。目前裝機已經有數月，我們使用都非常滿意。但有些地方印量比較大，我們正在考慮是否要增加一臺設備。 |
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